Managemen Proyek Bidang IT & Pendidikan

Hallo Sahabat Blooger pada kesempatan kali ini saya akan Sharing materi  tentang POAC yang dibawakan oleh Bapak Suwandono (Suro dhemit) koordinator BLC TELKOM KLATEN pada hari Rabu 11 Mei 2016.

Pengertian

George R. Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).
 
A.Planning (Perencanaan)

Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan).

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

•     Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.

•     Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.

•     Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.

B. Organizing (Pengorganisasian)

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

•     menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.

•     membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.

•     mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

•     koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),

•     koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan

•     koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

•     Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.

•     Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :

•     Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.

•     Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal :
    Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.

C. Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.

• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

• Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

• Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.

D. Controling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor.


Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

•     Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif

•     Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)

•     Prosedur dan cara kerjanya

•     Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Maksud & Tujuan

Maksud dan Tujuan sharing materi tentang POAC ini adalah agar kita menegtahui apa itu managemen kerja, bagaimana kita harus bersikap dalam bekerja satu team, dan melancarkan kegiatan pembuatan suau proyek.

Referensi

•  Materi Managemen Proyek IT & pendidikan

Hasil dan kesimpulan 

hasil yang saya dapatkan dari sharing materi ini adalah saya menjadi mengerti bagaimana management proyek yang baik, bagaimana merencanakan suatu proyek dengan baik, dan bagaimana harus bersikap dalam kerja team. 

Posted in POAC